Dokumente generieren
Dokumente können mit dem texManager flexibel und unkompliziert erstellt werden.
Die Bedienung ist kinderleicht. Einfach Textbausteine, Formulare und Vorlagen in eine Liste einfügen und Dokument generieren.
Mit seinem Dokumentengenerator erstellt der texManager schnell und automatisiert Dokumente und Textteile. Entweder aus einer Textbausteinliste (Vorlage) oder über eine XML-Datei können Dokumente einfach und effektiv generiert werden. Mit dem Dokumentengenerator stellen Sie Ihre eigenen Vorlagen aus Textbausteinen, Formularen und Makros ganz einfach zusammen. Ein Mausklick genügt und der Generator erstellt daraus komplexe Textteile oder fertige Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile.
Die Vorteile eines Dokumentengenerators im Überblick
- Einfache und übersichtliche Generierung von Texten und Dokumenten
- Individuelle Dokumente im aktuellen Corporate Design
- Keine Copy und Paste Fehler mehr
- Dokumentvorlagen bestehen aus zentral verwalteten Textbausteinen
- Flexible und intuitive Handhabung
- Vorlagenbausteine stellen eine einheitliche Formatierung und Aussehen sicher
- Prüfung von Abhängigkeiten vor der Generierung
- Verlinkte Inhalte in generierten Dokumenten sind nachträglich aktualisierbar
- Datenintegration aus bestehenden Datenquellen
- Übersicht im Dokumentengenerator in welchen Dokumentvorlagen ein Textbaustein verwendet wird
- Derselbe Textbaustein kann in beliebig vielen Vorlagen benutzt werden und wird zentral aktualisiert
- Verschiedene Versionen und Varianten eines Dokuments aus einer einzigen Textbausteinliste erstellen
- Mehrere Dokumente gleichzeitig erzeugen
- Platzhalter mit Inhalten aus externen Datenquellen füllen
- Integration von Microsoft Word-Vorlagen
- Textbausteinauswahllisten und verkettete Bausteine einfach mit einem Platzhalter direkt im Text einbauen
- Einzelne Textbausteine und komplette Dokumente können mit elektronischen Formularen und Makros kombiniert werden, die automatisch während der Generierung aufgerufen werden
- Dynamische Inhalte durch Dokumentenvariablen, XML Mappings und Feldfunktionen
- Es werden sowohl Textbausteine, als auch extern verknüpfte Bilder und Dokumente im Dokumentengenerator verarbeitet
- In der leistungsfähigen Vorschaufunktion kann jeder Baustein der Textbausteinliste angezeigt werden
- Word-Dokumente mit Excel über den Dokumentengenerator steuern und verknüpfen
- Export- und Importfunktion für Textbausteinlisten
- Direkter Aufruf der Textbausteinlisten aus dem Dokument heraus
- XML Schnittstelle
- Automationsschnittstelle für eine externe Steuerung z.B. unter C#, VBA, Excel und viele andere Programmiersprachen
- Die fertigen Dokumente können zusätzlich exportiert oder automatisch in andere Applikationen übernommen werden
Kombinationstext
Verschiedene Textbausteine können zu einer flexiblen Dokumentenvorlage zusammengestellt werden. Aus dieser werden dann komplette Dokumente oder Textteile automatisiert generiert. Die Vorlage besteht aus einer Liste mit Textbausteinen, Baustein-Vorlagen, Formularen und Makros und wird als Kombinationstext bezeichnet. Direkt vor dem Generieren eines Textteils können noch Änderungen vorgenommen werden, ohne das die Vorlage selbst verändert wird. Ganze Textbausteinlisten können zur Laufzeit flexibel nachgeladen und exportiert werden.
Kombinationsliste
Manchmal ist es sinnvoll einige Textpassagen erst während des Bearbeitungsprozesses zu generieren. Oder man möchte variablen mit festen Text kombinieren. Dafür bietet der Dokumentengenerator die flexiblen Kombinationslisten. Kombinationslisten generieren ein Dokument strukturiert von innen. Die Verbindung von Kombinationstext und Kombinationsliste sorgen für eine weniger fehleranfällige Dokumentenerstellung. Textbaustein-Auswahllisten können flexibel während der Bearbeitung nachgeladen werden.
XML-Schnittstelle
Mit der XML-Schnittstelle (docBuilder I) werden ganze Dokumente aus den Informationen, die in einer XML-Datei vorliegen, automatisch generiert. Platzhalter in den Textbausteinen werden mit den Daten aus der Datei befüllt. Das docBuilder I Modul kann von jedem Windowsprogramm aus gestartet werden.
VBA-Formulare und VBA Programmcode
Seit der texManager Version 8 wurde u.a. eine Schnittstelle zu den Microsoft VBA-Formularen bzw. VBA Userforms geschaffen.
Eine neue Möglichkeit, um den Dokumentenerstellungsprozess detailliert zu steuern. Diese leistungsfähige Schnittstelle ermöglicht es Benutzern mit etwas Programmiererfahrung eigenen Programmcode zu schreiben, mit dem man direkt auf die texManager-Textbausteine zugreifen kann.
Mit der integrierten VBA-Entwicklungsumgebung kann man z.B. eigene Eingabeformulare erstellen, um Daten aus einer externen Datenquelle in die Platzhalter der Textbausteine einzufügen.
Die Eingaben können verfiziert und ausgewertet werden und dadurch den Dokumentenerstellungsprozess effektiv steuern.
Angebote automatisiert generieren mit Zugriff auf Artikel-Datenbanken
Ein kleines Beispiel für eine automatisierte Angebotserstellung mit VBA-Formular und Datenbankzugriff.
Hier werden die Artikeldaten "Bezeichnung" und der "Preis" z.B. aus einer Access-Datenbank oder den SQL-Server abgerufen und in die Platzhalter der Textbausteine
übergeben.
docbuilder II Modul
docBuilder II, ein weiterer Dokumentengenerator, erweitert den texManager um die Möglichkeit komplette Dokumente mit Hilfe von Textbausteinen strukturiert zu generieren. Ähnlich wie bei den
Kombinationstexten werden in einer Textbausteinliste alle Textbausteine gesammelt, um daraus jederzeit ein Dokument generieren zu
lassen. Diese Textbausteinlisten können als Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden.
Das docBuilder II Modul wird in der kommenden texManager Version (texManager CP) komplett integriert.
