Dokumente generieren


Dokumente können mit dem texManager flexibel und unkompliziert erstellt werden.
Die Bedienung ist kinderleicht. Einfach Textbausteine, Formulare und Vorlagen in eine Liste einfügen und Dokument generieren.

Mit seinem Dokumentengenerator erstellt der texManager schnell und automatisiert Dokumente und Textteile. Entweder aus einer Textbausteinliste (Vorlage) oder über eine XML-Datei können Dokumente einfach und effektiv generiert werden. Mit dem Dokumentengenerator stellen Sie Ihre eigenen Vorlagen aus Textbausteinen, Formularen und Makros ganz einfach zusammen. Ein  Mausklick genügt und der Generator erstellt daraus komplexe Textteile oder fertige Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile.

Strukturiert ein Dokument aus mehreren Textphrasen zusammenklicken
Der Dokumentengenerator generiert ein Dokument aus vielen einzelnen Textbausteinen

Die Vorteile eines Dokumentengenerators im Überblick

  • Einfache und übersichtliche Generierung von Dokumenten
  • Individuelle Dokumente im aktuellen Corporate Design
  • Keine Copy und Paste Fehler mehr
  • Dokumentvorlagen bestehen aus zentral verwalteten  Textbausteinen
  • Flexible und intuitive Handhabung
  • Vorlagenbausteine stellen eine einheitliche Formatierung und  Aussehen sicher
  • Prüfung von Abhängigkeiten vor der Generierung
  • Verlinkte Inhalte in generierten Dokumenten sind nachträglich aktualisierbar
  • Datenintegration aus bestehenden Datenquellen
  • Übersicht im Dokumentengenerator in welchen Dokumentvorlagen ein Textbaustein verwendet wird
  • Derselbe Textbaustein kann in beliebig vielen Vorlagen benutzt werden und wird zentral aktualisiert
  • Verschiedene Versionen und Varianten eines Dokuments aus einer einzigen Textbausteinliste erstellen
  • Mehrere Dokumente gleichzeitig erzeugen
  • Platzhalter mit Inhalten aus externen Datenquellen füllen
  • Integration von Microsoft Word-Vorlagen
  • Textbausteinauswahllisten und verkettete Bausteine einfach mit einem Platzhalter direkt im Text einbauen
  • Einzelne Textbausteine und komplette Dokumente können mit elektronischen Formularen und Makros kombiniert werden, die automatisch während der Generierung aufgerufen werden
  • Dynamische Inhalte durch Dokumentenvariablen, XML Mappings und Feldfunktionen
  • Es werden sowohl Textbausteine, als auch extern verknüpfte Bilder und Dokumente im Dokumentengenerator verarbeitet
  • In der leistungsfähigen Vorschaufunktion kann jeder Baustein der Textbausteinliste angezeigt werden
  • Word-Dokumente mit Excel über den Dokumentengenerator steuern und verknüpfen
  • Export- und Importfunktion für Textbausteinlisten
  • Direkter Aufruf der Textbausteinlisten aus dem Dokument heraus
  • XML Schnittstelle
  • Automationsschnittstelle für eine externe Steuerung z.B. unter C#, VBA, Excel und viele andere Programmiersprachen
  • Die fertigen Dokumente können zusätzlich exportiert oder automatisch in andere Applikationen übernommen werden

Kombinationstext

Verschiedene Textbausteine können zu einer flexiblen Dokumentenvorlage zusammengestellt werden. Aus dieser werden dann komplette Dokumente oder Textteile automatisiert generiert. Die Vorlage besteht aus einer Liste mit Textbausteinen, Baustein-Vorlagen, Formularen und Makros und wird als Kombinationstext bezeichnet. Direkt vor dem Generieren eines Textteils können noch Änderungen vorgenommen werden, ohne das die Vorlage selbst verändert wird.

Dokumente generieren aus Textbausteinen und Formualren
Dokumente aus Textbausteinlisten generieren

Kombinationsliste

Manchmal ist es sinnvoll einige Textpassagen erst während des Bearbeitungsprozesses zu generieren. Oder man möchte variablen mit festen Text kombinieren. Dafür bietet der Dokumentengenerator die flexiblen Kombinationslisten. Kombinationslisten generieren ein Dokument strukturiert von innen. Die Verbindung von Kombinationstext und Kombinationsliste sorgen für eine weniger fehleranfällige Dokumentenerstellung.

Textteile mit Textbausteinlisten im Dokument automatisiert generieren
Textteile im Dokument mit Auswahllisten generieren

XML-Schnittstelle

Mit der XML-Schnittstelle (docBuilder I) werden ganze Dokumente aus den Informationen, die in einer XML-Datei vorliegen, automatisch generiert. Platzhalter in den Textbausteinen werden mit den Daten aus der Datei befüllt. Das docBuilder I Modul kann von jedem Windowsprogramm aus gestartet werden.

Dokumentengenerator über eine XML Datei steuern
Dokumente über eine XM-Datei automatisch generieren

VBA-Formulare und VBA Programmcode

Seit der texManager Version 8 wurde u.a. eine Schnittstelle zu den Microsoft  VBA-Formularen bzw. VBA Userforms geschaffen.

 

Eine neue Möglichkeit, um den Dokumentenerstellungsprozess detailliert zu steuern. Diese leistungsfähige Schnittstelle ermöglicht es Benutzern mit etwas Programmiererfahrung eigenen Programmcode zu schreiben, mit dem man direkt auf die texManager-Textbausteine zugreifen kann.

 

Mit der integrierten VBA-Entwicklungsumgebung kann man z.B. eigene Eingabeformulare erstellen, um Daten aus einer externen Datenquelle in die Platzhalter der Textbausteine einzufügen.
Die Eingaben können verfiziert und ausgewertet werden und dadurch den Dokumentenerstellungsprozess effektiv steuern.

 

 

 

Aus VBA Formulardaten ein Dokument generieren
Dokumente über ein VBA-Formular generieren lassen

Angebote automatisiert generieren mit Zugriff auf Artikel-Datenbanken

 

Ein kleines Beispiel für eine automatisierte Angebotserstellung mit VBA-Formular und Datenbankzugriff.

Hier werden die Artikeldaten "Bezeichnung" und der "Preis" z.B. aus einer Access-Datenbank oder den SQL-Server abgerufen und in die Platzhalter der Textbausteine übergeben.


docbuilder II Modul

docBuilder II, ein weiterer Dokumentengenerator, erweitert den texManager um die Möglichkeit komplette Dokumente mit Hilfe von Textbausteinen strukturiert zu generieren. Ähnlich wie bei den Kombinationstexten werden in einer Textbausteinliste alle Textbausteine gesammelt, um daraus jederzeit ein Dokument generieren zu lassen. Diese Textbausteinlisten können als Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden.

docBuilder Modul