Dokumente generieren mit dem Dokumentengenerator


Der texManager generiert mit seinem Dokumentengenerator schnell und automatisiert Dokumente und Textteile. Entweder aus einer Textbausteinliste (Vorlage) oder über eine XML-Datei können Dokumente einfach und effektiv generiert werden. Stellen Sie Ihre eigenen Vorlagen mit Textbausteinen, Formularen und Makros ganz einfach zusammen. Mit einem Mausklick entstehen daraus komplexe Textteile oder fertige Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile.

Strukturiert ein Dokument aus mehreren Textphrasen zusammenklicken
Ein Dokument aus vielen einzelnen Textbausteinen zusammenstellen

Die Vorteile im Überblick

  • Einfache und übersichtliche Generierung von Dokumenten
  • Vorlagenbausteine stellen eine einheitliche Formatierung und  Aussehen sicher
  • Prüfung von Abhängigkeiten
  • Verlinkte Inhalte in generierten Dokumenten sind nachträglich aktualisierbar
  • Übersicht in welchen Dokumentvorlagen ein Textbaustein benutzt wird
  • Derselbe zentral verwaltete Textbaustein kann gleichzeitig in beliebig vielen Vorlagen benutzt werden
  • Verschiedene Versionen und Varianten eines Dokuments aus einer einzigen Textbausteinliste erstellen
  • Mehrere Dokumente gleichzeitig erzeugen
  • Platzhalter mit Inhalten aus externen Datenquellen füllen
  • Integration von Microsoft Word-Vorlagen
  • Textbausteinauswahllisten und verkettete Bausteine direkt im Text
  • Die einzelnen Textbausteine und generierten Dokumente können mit elektronischen Formularen und Makros kombiniert werden, die u.a. während der Generierung aufgerufen werden können
  • Dynamische Inhalte mit Dokumentenvariablen und Feldfunktionen
  • Es werden sowohl Textbausteine, als auch extern verknüpfte Bilder und Word Dokumente verarbeitet
  • In der leistungsfähigen Vorschaufunktion kann jeder Baustein der Textbausteinliste angezeigt werden
  • Word-Dokumente mit Excel steuern und verknüpfen
  • Export- und Importfunktion für Textbausteinlisten
  • Direkter Aufruf der Textbausteinlisten aus dem Dokument heraus
  • XML Schnittstelle
  • Automationsschnittstelle für eine externe Steuerung z.B. unter C#, VBA, Excel und viele andere Programmiersprachen
  • Die fertigen Dokumente können zusätzlich exportiert oder automatisch in andere Applikationen übernommen werden

Kombinationstext

Verschiedene Textbausteine können zu einer flexiblen Dokumentenvorlage zusammengestellt werden, aus der dann später Dokumente generiert werden. Diese Vorlage besteht aus einer Liste mit Textbausteinen, Baustein-Vorlagen, Formularen und Makros und wird im texManager als Kombinationstext bezeichnet. Direkt vor dem Generieren eines Dokuments oder vor dem Einfügen in einen bestehenden Text kann diese Dokumentenvorlage bzw. Textbausteinliste noch angepasst werden.

Dokumente generieren aus Textbausteinen und Formualren
Dokumente aus Textbausteinlisten generieren

Kombinationsliste

Manchmal ist es sinnvoll einige Textpassagen erst während des Bearbeitungsprozesses zu generieren. Oder man möchte variablen mit festen Text kombinieren. Dafür bietet der Dokumentengenerator die flexiblen Kombinationslisten. Kombinationslisten generieren ein Dokument strukturiert  von innen. Die Verbindung von Kombinationstext und Kombinationsliste in einem Dokument ist sehr effektiv.

Textteile mit Textbausteinlisten im Dokument automatisiert generieren
Textteile im Dokument mit Auswahllisten generieren

XML-Schnittstelle

Mit der XML-Schnittstelle (docBuilder I) werden ganze Dokumente aus den Informationen, die in einer XML-Datei vorliegen, automatisch generiert. Platzhalter in den Textbausteinen werden mit den Daten aus der Datei befüllt. Das docBuilder I Modul kann von jedem Windowsprogramm aus gestartet werden.

Dokumentengenerator über eine XML Datei steuern
Dokumente über eine XM-Datei automatisch generieren

VBA-Formulare und VBA Programmcode

Seit der texManager Version 8 wurde u.a. eine Schnittstelle zu den Microsoft  VBA-Formularen bzw. VBA Userforms geschaffen.

 

Eine neue Möglichkeit, um den Dokumentenerstellungsprozess detailliert zu steuern. Diese leistungsfähige Schnittstelle ermöglicht es Benutzern mit etwas Programmiererfahrung eigenen Programmcode zu schreiben, mit dem man direkt auf die texManager-Textbausteine zugreifen kann.

 

Mit der integrierten VBA-Entwicklungsumgebung kann man z.B. eigene Eingabeformulare erstellen, um Daten aus einer externen Datenquelle in die Platzhalter der Textbausteine einzufügen.
Die Eingaben können verfiziert und ausgewertet werden und dadurch den Dokumentenerstellungsprozess effektiv steuern.

 

 

 

Aus VBA Formulardaten ein Dokument generieren
Dokumente über ein VBA-Formular generieren lassen

Angebote automatisiert generieren mit Zugriff auf Artikel-Datenbanken

 

Ein kleines Beispiel für eine automatisierte Angebotserstellung mit VBA-Formular und Datenbankzugriff.

Hier werden die Artikeldaten "Bezeichnung" und der "Preis" aus einer Access-Datenbank abgerufen und in die Platzhalter der Textbausteine übergeben.


docbuilder II Modul

docBuilder II erweitert den texManager um die Möglichkeit komplette Dokumente mit Hilfe von Textbausteinen strukturiert zu generieren. Ähnlich wie bei den Kombinationstexten werden in einer Textbausteinliste alle Textbausteine gesammelt, um daraus jederzeit ein Dokument generieren zu lassen. Diese Textbausteinlisten können als Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden.

docBuilder Modul