Mit dem Dokumentengenerator Texte und Dokumente automatisiert erzeugen


Dokumente können mit dem texManager Dokumentengenerator flexibel und unkompliziert generiert werden.
Die Bedienung ist kinderleicht. Einfach Textbausteine, Formulare und Vorlagen in eine Liste einfügen und Dokument generieren.

Mit seinem Dokumentengenerator erstellt der texManager schnell und automatisiert Dokumente und Textteile. Aus einer Textbausteinliste (Generatorliste, Kombinationsliste) können auf Knopfdruck komplette Dokumente erzeugt werden. Mit dem texManager Dokumentengenerator stellen Sie ganz unkompliziert beliebige Generatorlisten bestehend aus Vorlagen, Textbausteinen, Formularen und Makros. Ein Mausklick genügt und der Generator erstellt daraus komplexe Textteile oder fertige Dokumente von der Kopf- bis zur Fußzeile. Diese Generatorlisten können abgespeichert und zur späteren Bearbeitung wieder importiert werden.

Die Vorteile des Dokumentengenerators im Überblick

  • Einfache und übersichtliche Generierung von Texten und Dokumenten
  • Individuelle Dokumente im aktuellen Corporate Design
  • Keine Copy und Paste Fehler mehr
  • Dokumentvorlagen bestehen aus zentral verwalteten Textbausteinen
  • Flexible und intuitive Handhabung
  • Vorlagenbausteine stellen eine einheitliche Formatierung und gleiches Aussehen sicher
  • Prüfung von Abhängigkeiten vor der Generierung
  • Verlinkte Inhalte in generierten Dokumenten sind nachträglich aktualisierbar
  • Datenintegration aus bestehenden Datenquellen
  • Übersicht im Dokumentengenerator in welchen Dokumentvorlagen ein Textbaustein verwendet wird
  • Derselbe Textbaustein kann in beliebig vielen Vorlagen benutzt werden und wird nur einmal zentral aktualisiert
  • Verschiedene Versionen und Varianten eines Dokuments aus einer einzigen Textbausteinliste erstellen
  • Mehrere Dokumente gleichzeitig erzeugen
  • Platzhalter mit Inhalten aus externen Datenquellen füllen
  • Integration von Microsoft Word-Vorlagen
  • Textbausteinauswahllisten und verkettete Bausteine einfach mit einem Platzhalter direkt im Text einbauen
  • Einzelne Textbausteine und komplette Dokumente können mit elektronischen Formularen und Makros kombiniert werden, die automatisch während der Generierung aufgerufen werden
  • Dynamische Inhalte durch Dokumentenvariablen, XML Mappings und Feldfunktionen
  • Es werden Textbausteine, extern verknüpfte Bilder und Dokumente im Dokumentengenerator verarbeitet
  • In der leistungsfähigen Vorschaufunktion kann jeder Baustein der Textbausteinliste vollständig angezeigt werden
  • Generatorlisten können mit Excel-Tabellen und Word-Formularen synchronisiert werden
  • Export- und Importfunktion für Textbausteinlisten
  • Direkter Aufruf der Textbausteinlisten aus dem Dokument heraus
  • XML-Schnittstelle
  • Automationsschnittstelle für eine externe Steuerung z.B. unter C#, VBA, Excel und viele andere Programmiersprachen
  • Die fertigen Dokumente können zusätzlich exportiert oder automatisch in andere Applikationen übernommen werden
Funktionsweise Dokumentengenerator
Funktionsweise des Generators

Generatorliste

Zwischen dem Dokumentengenerator und der Textbausteinverwaltung kann einfach hin und her geschaltet werden. Die erstellten Generatorlisten können entweder als externe Datei oder als Kombinationstext in der Textbausteinverwaltung gespeichert werden. Die einzelnen Textbausteine in der Generatorliste können unterschiedliche elektronische Formulare oder Makros enthalten, die bei der Generierung aktiviert werden.

Einfach Textbausteine aus der Textbaustein-Datenbank (linke Seite) in die Generatorliste (rechte Seite) einfügen und sofort daraus ein Dokument generieren lassen. Eine Generatorliste kann gespeichert und jederzeit wieder importiert werden. So können recht einfach eigene Vorlagen zusammengestellt werden, die individuell geändert werden können, ohne die originale Vorlage zu verändern.

Es können nicht nur einzelne Textblöcke in die Generatorliste übergeben werden, sondern auch komplette Textbaustein-Kategorien.

Ein Beispiel, wie ganze Textbaustein-Kategorien in die Generatorliste eingefügt werden
Ein Beispiel, wie ganze Textbaustein-Kategorien in die Generatorliste eingefügt werden

Kombinationstext

Verschiedene Textbausteine können zu einer flexiblen Textbausteinliste, einem Kombinationstext, als eine Art Dokumentenvorlage, zusammengestellt werden. Das kann über die Generatorliste geschehen oder man legt einen neuen Kombinationstext über das Menü an.

Aus diesem Kombinationstext werden dann komplette Dokumente oder Textteile automatisiert generiert oder man fügt diesen als Muster in die Generatorliste ein, um dann weitere Bausteine dazuzufügen.
Ein Kombinationstext besteht nicht nur aus Textbausteinen, sondern auch aus Baustein-Vorlagen, Formularen und Makros.

Direkt vor dem Generieren eines Textteils können noch Änderungen vorgenommen werden, ohne dass diese Vorlage selbst verändert wird. Ganze Textbausteinlisten können zur Laufzeit flexibel nachgeladen werden.

Dokumente generieren aus Textbausteinen und Formularen
Dokument aus Kombinationstext generieren

Kombinationsliste

Manchmal ist es sinnvoll einige Textpassagen erst während des Bearbeitungsprozesses zu generieren. Oder man möchte variablen mit festen Text kombinieren. Dafür bietet der Dokumentengenerator die flexiblen Kombinationslisten. Kombinationslisten generieren ein Dokument strukturiert von innen. Die Verbindung von Kombinationstext und Kombinationsliste sorgen für eine weniger fehleranfällige Dokumentenerstellung. Textbaustein-Auswahllisten können flexibel während der Bearbeitung nachgeladen werden.

Textteile mit Textbausteinlisten im Dokument automatisiert generieren
Textteile im Dokument mit Auswahllisten generieren

XML-Schnittstelle

Mit der XML-Schnittstelle (docBuilder I) werden ganze Dokumente aus den Informationen, die in einer XML-Datei vorliegen, automatisch generiert. Platzhalter in den Textbausteinen werden mit den Daten aus der Datei befüllt. Das docBuilder I Modul kann von jedem Windowsprogramm aus gestartet werden.

Dokumentengenerator über eine XML Datei steuern
Dokumente über eine XM-Datei automatisch generieren

VBA-Formulare und VBA Programmcode

Seit der texManager Version 8 wurde u.a. eine Schnittstelle zu den Microsoft  VBA-Formularen bzw. VBA Userforms geschaffen.

 

Eine neue Möglichkeit, um den Dokumentenerstellungsprozess detailliert zu steuern. Diese leistungsfähige Schnittstelle ermöglicht es Benutzern mit etwas Programmiererfahrung eigenen Programmcode zu schreiben, mit dem man direkt auf die texManager-Textbausteine zugreifen kann.

 

Mit der integrierten VBA-Entwicklungsumgebung kann man z.B. eigene Eingabeformulare erstellen, um Daten aus einer externen Datenquelle in die Platzhalter der Textbausteine einzufügen.
Die Eingaben können verfiziert und ausgewertet werden und dadurch den Dokumentenerstellungsprozess effektiv steuern.

 

 

 

Aus VBA Formulardaten ein Dokument generieren
Dokumente über ein VBA-Formular generieren lassen

Angebote mit Zugriff auf Artikel-Datenbanken automatisiert generieren

Ein kleines Beispiel für eine automatisierte Angebotserstellung mit VBA-Formular und Datenbankzugriff.

Hier werden die Artikeldaten "Bezeichnung" und der "Preis" z.B. aus einer Access-Datenbank oder dem SQL-Server abgerufen und in die Platzhalter der Textbausteine übergeben.