Kombinationstext - Textbausteinliste


Der Kombinationstext ist eine flexible Textbausteinliste, in der mehrere Textbausteine organisiert werden, um bei Bedarf daraus mit dem Dokumentengenerator auf Knopfdruck ein komplettes Dokument oder Teile von Dokumenten zu erzeugen.

Zum Beispiel können in einem Kombinationstext alle Textbausteine gesammelt werden, die man z.B. für einen bestimmten Typ von Angebot oder Gutachten benutzen möchte. Kurz bevor der Dokumentengenerator gestartet bzw. dieser Kombinationstext in ein Dokument eingefügt wird, erscheint eine Liste mit allen Textbausteinen, die thematisch zusammengestellt wurden. Im besten Fall kann man nun auf Knopfdruck aus dieser Textbausteinliste ein fertiges Dokument erstellen lassen, ohne etwas zu ändern. Falls man aber nur bestimmte Bausteine aus dieser Liste benötigt, kann man alternativ über Checkboxen die relevanten Bausteine auswählen, zusätzlich lässt sich die Reihenfolge verändern.

Über eine ausgeklügelte Funktion werden die Textbausteine nur einmal zentral gespeichert und flexibel verknüpft. Keine umständliche Verkettung über starre Bausteinverweise und damit keine Probleme beim Löschen und Verschieben einzelner Textbausteine.

Textbaustein-Kombinationen

Wenn der blaue Baustein A geändert wird, werden die Änderungen automatisch auf die Kombinationstexte 1 - 3 übertragen, in denen sich der Baustein A auch befindet.

 

Dokumente generieren
Dokumente aus Textbausteinlisten generieren
Kombinationstext einfügen

Eine individuelle Dokumentenstruktur lässt sich einfach abbilden, indem man die entsprechenden Passagen eines Textes als Kombinationstext zusammenstellt. Über die Makrosteuerung können zusätzlich einzelne Bausteine gezielt an vorgegebene Positionen im Dokument platziert werden.

 

Besonders effektiv wird es, wenn einzelnen Textbausteinen in der Textbausteinliste elektronische Formulare zugeordnet wurden.

Denn dann werden dieses Formulare nacheinander während des Dokumentenerstellungsprozesses aufgerufen. Die Eingaben in die Formularfelder werden sofort an die Platzhalter in dem entsprechenden Textbaustein übergeben, bevor dieser automatisch in das Dokument eingefügt wird. Die Textbausteinliste selber kann auch ein eigenes elektronisches Formular und Makro besitzen, welches dann nur auf das neu entstandene Dokument Auswirkungen hat.

 

Nach dem Generierungsprozess kann das entstandene Dokument ganz normal weiterbearbeitet werden.
Änderungen an einem der Mitgliedsbausteine werden sofort im Kombinationstext übertragen. Der gleiche Textbaustein kann so in unterschiedlichen Kombinationen genutzt werden, ohne ihn immer wieder neu anzulegen. Das spart Zeit und verhindert einen inkonsistenten Datenbestand.

Die Textbausteinlisten (Kombinationstext) werden wie ein normaler Textbaustein verwaltet und können jederzeit wiederverwendet oder geändert werden. Mit Hilfe der Kombinationstexte lässt sich ein Dokument strukturiert von der Kopf- bis zur Fußzeile aufbauen. Die Zusammenstellung der Textbausteinlisten ist kinderleicht und variabel. Diese Listen können einfach zusammengeklickt werden.

Vorlagen-Textbausteine sorgen für eine einheitliche Formatierung und Aussehen, das ist besonders beim Arbeiten mit Word Dokumenten hilfreich.
Dokumente die aus einem Kombinationstext generiert wurden, können mit "Copy and Paste" oder automatisiert mit einem entsprechenden Makro in jede andere Textverarbeitung oder Software eingefügt werden.

 

Im Vorschaufenster erscheint der komplette Inhalt jedes einzelnen Textbausteins. Da alle relevanten Textbausteine in einer Liste verwaltet werden, ist es möglich ein große Anzahl von ähnlichen Textbausteinkombinationen durch ein paar standardisierte Kombinationstexte abzubilden. Das erspart Zeit und ermöglicht ein effektives Arbeiten. Entweder kann der Kombinationstext in einen bestehenden Text eingefügt werden oder es wird ein komplett neues Dokument auf dieser Basis erstellt.

Textbasuteinliste zusammenstellen
Kombinationstext anlegen

Mit einer Export- und Importfunktion können Vorlagen erstellt werden, die dann in neuen Kombinationstexten als Arbeitsvorlage importiert werden können.

Kombinationslisten

Zusätzlich kann ein Kombinationstext auch als Kombinationsliste direkt in einen Text integriert werden, um einzelne oder mehrere Bausteine gezielt an vorgegebenen Stellen im Dokument auszuwählen. So lassen sich Textteile direkt im Dokument von "innen generieren".

Abhängigkeiten

Zu jedem Textbaustein im texManager kann zusätzlich eine separate Textbausteinliste (Abhängigkeiten-Liste) gespeichert werden, in der alle Textbausteine erfasst werden, die u.a. mit dem aktuellen Textbaustein in ein Dokument eingefügt werden sollen.

D.h. in der Textbausteinliste des Kombinationstextes müssen sich neben dem aktuellen Textbaustein dann auch alle Bausteine aus der entsprechenden Abhängigkeiten-Liste befinden, ansonsten kann kein Dokument aus dem Kombinationstext erstellt werden.

Das ist eine wichtige Funktion, um sicherzustellen, dass bestimmte Textbausteine auf jeden Fall in ein Dokument eingefügt werden.

Abhängige Textbausteine verwalten
Abhängigkeiten verwalten

Video - Kombinationstext einfügen