Textbausteine und Dokumente mit Daten füllen
Textbausteine und Dokumente können einfach mit externen Daten gefüllt werden. Dazu bietet der texManager eine Vielzahl von Möglichkeiten an.
Platzhalter mit Datenbankfelder füllen
Platzhalter können in den Textbausteinen oder Dokumenten definiert werden. Auf Knopfdruck werden diese durch die ausgewählten Daten ersetzt.
texManager unterstützt verschiedene Verfahren und Datenquellen, um Platzhalter im Textbaustein oder Dokument mit Inhalten zu füllen. Wie zum Beispiel:
- MS Access, MS Excel, SQL-Server und viele andere Datenbanken
- Kombinationslisten
- Outlook Kontakte
- XML-Daten und jegliche Art von Textdateien
- ActiveDirectory und Windows Umgebungsvariablen
- Inhalte aus elektronischen Formularen, anderen Word Dokumenten und Bilddateien
- etc...
Der Datenabruf kann ganz einfach ohne Programmierkenntnisse gestartet werden.
Zusätzlich lässt sich über eine Vielzahl von integrierten Feldfunktionen die Textbearbeitung optimal vereinfachen und automatisieren.
Und das Schöne ist, dass all diese Funktionen auch vom Dokumentengenerator unterstützt werden. Nachdem das Dokument automatisiert erstellt wurde, werden alle Platzhalter mit den Daten aus den unterschiedlichsten Datenquellen befüllt.
Einfach die Datenquelle und Datensatz auswählen und schon werden die Felder im Textbaustein oder Dokument gefüllt. Alternativ kann dieser Vorgang mit einem einfachen Makro komplett automatisiert werden. D.h. nachdem das Dokument mit dem Dokumentengenerator erstellt oder der Textbaustein in einen Text eingefügt wurde, startet ein Makro und füllt die Platzhalter mit den Daten aus der hinterlegten Datenquelle.
Platzhalter mit Kombinationslisten
Die Platzhalter können mit einer Auswahlliste (Kombinationsliste) von Textbausteinen verbunden werden. Sobald ein Platzhalter aktiviert (F3) wird, öffnet sich eine Auswahlliste mit vordefinierten Textbausteinen. Ein Mausklick genügt und der Platzhalter wird durch alle markierten Textbausteine ersetzt. Die Listen werden ganz einfach aus beliebigen Textbausteinen zusammengestellt. Änderungen an einzelnen Bausteinen werden automatisch auf die Listen übertragen.
Platzhalter mit Formulardaten füllen
Platzhalter können auch mit Formulardaten gefüllt werden. Mithilfe des integrierten Formular-Generators können ganz einfach eigene Eingabeformulare im texManager erstellt werden. Die Platzhalter in den Textbausteinen und Dokumenten werden automatisch mit den eingegebenen Formulardaten befüllt. Sehr praktisch ist auch die Möglichkeit einmal getätigte Eingaben zu speichern und später bei anderen Formularen wieder zu importieren.
Platzhalter mit Micosoft Excel füllen
Excel Tabellen oder einzelne Zellen können ganz einfach mit "Copy and Paste" in die Textbausteine des texManagers eingefügt werden. Entweder mit oder ohne Verknüpfung. Je nachdem werden dann Änderungen in der Excel Tabelle automatisch in den Textbausteinen übernommen. Das ist u.a. besonders nützlich, wenn z.B. eine Kalkulation in Excel erstellt wird und die Ergebnisse automatisch in die entsprechenden Textbausteine oder in ein Word-Dokument übernommen werden sollen.
Schnittstellen
Über spezielle Schnittstellen können Platzhalter mit jeder Menge Daten befüllt werden.
Sei es über eine direkte Datenbankabfrage im Textbaustein oder über eine XML- und Excel-Schnittstelle. Der texManager bietet programmiererfahrenen Benutzern die Möglichkeit eigene Schnittstellen in VBA zu erstellen.
Textbausteine über Platzhalter verketten
Die Platzhalter werden automatisch durch verkettete Textbausteine ersetzt.
Mit dieser Funktion können sehr einfach bestehende Vorlagen und Dokumente zentral mit den Textbausteinen des texManagers aktualisiert werden.
Derselbe Textbaustein kann in hunderten Textbausteinen verknüpft werden und wird nur einmal zentral gespeichert. Änderungen an dem Grundbaustein werden sofort auf alle Verknüpfungen übertragen.